Organizując konferencję, możemy czuć się jakbyśmy organizowali spotkanie dla znajomych we własnym domu. Zazwyczaj chcemy, by nasi bliscy czuli się dobrze oraz swobodnie, żeby wyszli od nas zadowoleni. Musimy zrobić porządki, zetrzeć kurze, pomyśleć jedzeniu i atrakcjach dla gości. Podobnie jest kiedy organizujemy spotkanie biznesowe/konferencje. Przygotowanie sali konferencyjnej na przyjęcie uczestników spotkania wiąże się z wielogodzinnym planowaniem, a także dokonywaniem wyborów. W dzisiejszym artykule zdradzimy, na co zwrócić szczególną uwagę.
Porządek
Ważne jest, aby na sali konferencyjnej panował ład i porządek. Śmieci, porozrzucane przedmioty, kurz, oraz nieład lub elementy wystroju wnętrza niepasujące – należy usunąć. Bardzo ważne jest, aby meble oraz inne elementy wystroju tworzyły spójną całość. Nie są wskazane wyzywające kolory, przerysowane wzory lub kicz. Jeśli na sali znajdują się kwiaty powinny być świeże i niezakurzone.
Zapach sali konferencyjnej
Bardzo ważne jest też zwrócenie uwagi na zapach jeśli będzie świeży i przyjemny, wpłynie pozytywnie na zaproszonych gości. Nie przesadzajmy z odświeżaczami powietrza, aby atmosfera na sali nie była dusząca. Weźmy pad uwagę też fakt, że wśród gości mogą być alergicy. Z pewnością jednak sala konferencyjna powinna być wywietrzona i nie pachnieć kurzem lub np. pastą do podłogi . Idealna sytuacja to taka, gdy sala znajduje się w miejscu, gdzie można otworzyć okna i nie czuć unoszących się spalin.
Zadbanie o niezbędne przedmioty
Gdy już wiemy, że sala konferencyjna prezentuje się bez zarzutu musimy zadbać o potrzebny sprzęt. Warto, by był on w zasięgu ręki prowadzących konferencję lub spotkanie i był odpowiednio podłączony i sprawny. Wszelkie ustawianie (np. rzutnika czy laptopa) podczas spotkania zabierają czas i wprowadza zamieszania . Uczestnicy mogą pomyśleć, że jesteśmy słabo przygotowani. Na pewno warto sprawdzić potrzebne urządzenia pod względem technicznym – czy odpowiednio zadziałają podczas wydarzenia.Najlepiej gdybyśmy mieli zapasowy sprzęt w sytuacji awarii.
Posiłki oraz napoje
Jeśli planujemy poczęstunek dla uczestników, najlepiej znaleźć salę konferencyjną, która posiada stołówką lub restauracją. Jedzenie w pomieszczeniu, w którym prowadzone są spotkania, nie jest zalecane. Warto jednak aby goście mieli stały i nieograniczony dostęp do ciepłych i zimnych napojów czy przekąsek, ale najlepiej jeśli będziemy je serwować poza salą wykładową. Pozwoli to uniknąć zabrudzeń i nie będzie przeszkadzało w koncentracji. Warto pamiętać, że posiłki są bardzo ważnym elementem biznesowych spotkań. Po pierwsze mają funkcję integracyjną, kiedy podczas ich spożywania uczestnicy mogą spotkać się mniej formalnie. Po drugie dobre jedzenie zawsze poprawia nastrój gości i wprowadza dobrą atmosferę.
Obsługa sali konferencyjnej
Warto wiedzieć , że nawet najlepsze meble czy najlepszy poczęstunek nie przyczynią się do sukcesu spotkania , jeśli obsługa nie stanie na wysokości zadania. Dlatego trzeba zadbać, by była ona przygotowana do przyjmowania gości . Osoby które będą obsługiwać salę konferencyjną powinny być uprzejme, kompetentne, ale jednocześnie dyskretne i nienachalne. Idealna obsługa to taka, która jest skuteczna, ale jej obecność jest wręcz nieodczuwalna. Również ważnym elementem jest ubiór, nie może być on nieadekwatny do sytuacji (np. zbyt wyzywający czy zabrudzony). Wskazane jest, aby przed rozpoczęciem przez nas wydarzenia sprawdzić, czy personel jest odpowiedni, a przez to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Warto korzystać z usług osób poleconych, które sprawdziły się już podczas tego typu pracy.
Wiele osób może mieć wrażenie , że takie sprawy, jak zapach czy materiał, z którego zbudowane jest krzesło, niewiele ma wspólnego z sukcesem lub porażką organizowanego spotkania .Warto zwrócić jednak na te, szczegóły mało znaczące, szczególną uwagę. Oczywiście nawet najlepiej przygotowana sala konferencyjna nie uchroni spotkania przed totalnym niepowodzeniem, jeśli organizator lub inne osoby przemawiające nie będą przygotowane merytorycznie lub nie będą utrzymywać kontaktu ze słuchaczami. Na sukces konferencji składa się wiele czynników – warto zadbać zwłaszcza o te, na które mamy bezpośredni wpływ.
